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Reisekostenstelle


Wir helfen Ihnen bei der Planung, Beantragung, Genehmigung und Abrechnung dienstlich veranlasster Reisen.



Die aktuellen offiziellen Informationen der Universität finden Sie hier: Corona-Informationen der Universität Jena

Bitte beachten Sie folgende allgemeine Hinweise:

Wenn Sie aktuell eine Dienstreise planen, prüfen Sie bitte, ob diese zwingend und unaufschiebbar nötig ist, und bevorzugen Sie wo irgend möglich alternative Kommunikationsformen (Videokonferenz etc.). Falls Sie dennoch reisen müssen, ziehen Sie grundsätzlich stornierbare Buchungen von Reisemitteln vor. Nach Möglichkeit sollten auch Teilnehmerbeiträge für Kongresse etc. stornierbar sein. Falls dies nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.

Bitte informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Reisegebiet (z.B. Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes, Risikohinweise des Robert-Koch-Instituts) und die Folgen der Reise bei Ihrer Rückkehr nach Thüringen bzw. Jena (evtl. Quarantäne- und andere Verpflichtungen gemäß den geltenden Verordnungen des Landes und Allgemeinverfügungen der Stadt Jena).

Bitte nehmen Sie vor der finalen Genehmigung Ihres Dienstreiseantrags keinerlei Buchungen oder Reservierungen vor, durch die Kosten verursacht werden, da diese im Falle der Ablehnung des Dienstreiseantrags nicht erstattungsfähig sind.

Unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen können Inlandsdienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland wieder durchgeführt werden.

Auslandsdienstreisen können unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen ab dem Reisezeitpunkt 18. Juli 2020 wieder durchgeführt werden, sofern das Reiseziel nicht als Risikogebiet eingestuft ist (Veröffentlichung der Risikogebiete für SARS-CoV-2 durch das RKI unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html ). Reisende sollten dennoch hohe Maßstäbe an die Notwendigkeit einer Auslandsreise anlegen, da Änderungen der Ein- und Ausreisebestimmungen und -möglichkeiten, vor allem bei außereuropäischen Reisezielen, sowie kurzfristige Einschränkungen des internationalen Reiseverkehrs, insbesondere der Luftfahrt, jederzeit möglich sind.

Anträge auf Reisen in die o.g. Risikogebiete werden im Reiseportal standardmäßig abgelehnt. Auch bereits genehmigte Reisen in die betroffenen Regionen dürfen nicht angetreten werden. Entscheidend ist hier stets die Lage im Reisezeitraum.

Vor Auslandsdienstreisen wenden Sie sich bitte für eine reisemedizinische Beratung zu Impfungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensweisen an den Arbeitsmedizinischen Dienst der Universität am Universitätsklinikum (, Sekretariat 03641 9-398101). Die Vorgesetzten sind in diesem Fall verpflichtet, entsprechende Vorkehrungen für die Reisenden zu veranlassen..

Was tun, wenn bereits Reisemittel gebucht wurden, die Reise jedoch nicht angetreten werden kann?

Bitte prüfen Sie, ob die Reise storniert werden kann. Die Deutsche Bahn erstattet beispielsweise kostenlos Tickets, wenn es sich um Reisen in Risikogebiete handelt oder eine Veranstaltung aufgrund des Coronavirus abgesagt wurde.

Wenn eine Stornierung nicht möglich ist:

Grundsätzlich können Kosten, die bereits im Rahmen der Reiseplanung angefallen sind, ganz normal im QIS-Reiseportal abgerechnet werden, wenn der Reisende den Grund für den Ausfall der Reise nicht zu vertreten hat. Voraussetzung für die Erstattung der Kosten ist ein genehmigter Dienstreiseantrag im System. Bitte fügen Sie Schriftverkehr und Notizen bei, um zu belegen, dass versucht wurde, die bis dahin gebuchten Reisemittel zu stornieren.

Aktuelle Änderungen im Reisekostenrecht (03.04.2020) zur Erstattung von BahnCards, Übernachtungskosten (Städtekatalog) und Stornierungskosten bei nicht angetretenen Dienstreisen

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Neu an der Universität Jena? Hier finden sie wichtige Hinweise!

Bitte wählen Sie aus folgenden Themenbereichen:


Reisekostenvergütung:

Fahrtkosten

Übernachtungskosten

Verpflegung/ Tagegeld

Sonstige Kosten (Nebenkosten)

Vorschuss

Zuwendungen Dritter


Organisatorisches:

Reisekostenportal (Onlinebeantragung und -abrechnung von Dienstreisen)

Rechtliche Grundlagen (Reiserichtlinie, Gesetze, Erlasse, Rundschreiben)

Hinweise des Arbeitsmedizinischen Dienstes zu Auslandsreisen (Impfungen, Einreisevorschriften, ...)

Formulare

Exkursionen

Reisekosten für Gäste, Studierende, Hilfskräfte, Lehrbeauftragte (rechtliche Grundlagen, Honorarverträge, Versicherung)

Aus- und Weiterbildung (Fortbildungsantrag, zentrale und dezentrale Fortbildungsbudgets)

Partnerfirmen (Reisebüros, Hotelketten, Mietwagenfirmen)

BahnCard

Jobticket

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